Zoom会議がうまくいく進め方　8つのコツ　

困っている人

Zoomでの会議が普通になってきてるけど、
・なんか会議がうまく進んでいない気がする
・みんながいつもより話していないような、聞いていないような
・もっといい方法あるんじゃないかな

そんなお悩みを解決します。

近年どの会社でも、リモート会議システムを使った会議が増えてきましたね。

Zoom、Skype、Teamsなど　様々なリモート会議システムがありますが、
今までの実際に顔を合わせる会議とは、「少し違う点」に注意しないとうまく会議が進まないことがあります。

こちらの記事では、Zoom会議がうまくいく進め方のコツ8つを会議の準備～終了まで流れに沿ってご紹介します。

訪問や社内での会議がリモート会議に切り替わる中で、
この記事に書いてある方法を意識して会議を行ったら、
参加者の意見が出やすくなったり、無駄な会議時間を減らすことに成功しました。

本記事を読むと、今一度会議を行う際に大事なこと、何を実行すればいいかが理解できますよ。

それではいきましょう。

Zoom会議をうまく進める8つのコツ

Zoom会議の進め方8つの段階

通常の会議にも多く通じる部分がありますが、改めて大事なことなので意識してリモート会議にのぞむことをおススメします。

こちらのコツを理解し、実際にリモート会議内で意識的に行いましょう。意外と発表が続いたり、議論が熱くなると慣れるまでは忘れてしまう場合も多いからです。
特に会議のホスト役の人が重要な部分は★マークをつけました。

①　事前に資料共有

話す内容が決まっている場合には、
事前に参加者に資料共有をして読んでおいてもらいましょう。

当日その場でリモート会議システム上でも資料を共有が可能ですが、資料ばかりに注力してしまい話がうまく進みません。
また、その場共有になれていない人がいると、なにかとばたばたしてしまいます。

リモート会議システムは、「PCを使う頻度やリモート会議をこなしている量の違い」で慣れている度合いが変わる点が、会議の円滑度にも大きく関わります。

なるべくその場でばたばたしないという気遣いも大事なのです。

②　前もって5分前にリモートシステムに入る

Zoom、Skype、Teamsどのリモート会議システムでも5分前にはシステムを立ち上げ、席にいるようにしましょう。

こちらも理由は、簡単にいうとばたばたしないということです。

自分のイヤホン音声やカメラ接続状況をよく確認しましょう。
自宅からの場合、思わぬ部分が背景としてうつっていたりすることもあるので。

★③　全参加者が来ているか確認

会議時間になったら、全参加者が来ているか確認しましょう。

リモート会議では人がぞろぞろと会議室に入るような状況を見ることはできないですから
たまにスケジュールを忘れがちです。

特に　参加者の多くが同じ会議室に集まっていて数人のみリモートという、
「リモート混合会議」の場合リモート参加者の存在を忘れがち　なので気にかけるようにしてください。

★④　ホスト役を認識する

その会議のホスト役が誰なのか改めて会議参加者が共通認識としてもてるよう、
必ずホスト役が最初に自分がホストであることを伝えましょう。

★⑤　回線が切れた時の対処法を周知

リモート会議ではいろんな理由で突然会議が終わってしまうことがあります。
そのときの対処方法を事前に決めておきましょう。

そのまま待っていればいいのか、すぐに別の場所を連絡するからメールが来るまで待ってほしいなのか…
とりあえず事前に決めておけば焦ることはありません。
特にZoomの無料プランでリモート会議をしている場合は、複数人との会議は40分まで/１回なので
それを伝えることも忘れずに。

★⑥　終わり時間と途中退出者の確認

だらだらと続く会議は参加者も飽きてしまいますし、非効率です。
必ず終わり時間を決めましょう。

それで足りない場合は伸ばすのか、また予定を組めばよいです。
また、途中退出者も目立ちにくいので事前に確認しておきましょう。

★⑦　本日のゴールと流れの確認

何かを決める会議でも、アイディアを出す会議でも何かしらのゴールはあるはずです。
会議のゴールを参加者で共有し、だいたいの流れも伝えておきましょう。
ゴールの見えない時間は、リモートではより不安と飽き、疑念をうみやすいです。

★⑧　会議終了時、次回の開催日程と宿題の確認

会議終了の時にはまだこの議題関連の会議が続くようであれば
次回の開催日程と宿題を確認しましょう。

リモートでは会議が終わった後にも気軽に話せるような状況ではないので
簡単な当日の振り返り、次回の確認は会議中に行って行ってしまうのがよいです。

以上、8つのコツでZoom会議の流れをつかみましょう。

まとめ：8つのコツでZoom会議をうまく進めましょう

Zoomなどのリモート会議、テレビ会議に慣れていないときはもちろん、
少しずつ慣れてきた人にこそ、今一度この流れを振り返っていただくと会議が円滑に進むと思います。

最後にZoom会議をうまく進める8つのコツをまとめておきます。

この会議の流れは大丈夫！という方は、
次にこれだけは注意しないとまずい! Zoom会議の注意点　8箇条を確認しておきましょう。

実はZoom会議では、

気を付けないと後々会議参加者との関係が悪くなったりすることがあります。
8つの注意点にまとめましたので、こちらも合わせてご覧ください。

会議に役立つパネルダウンロード付きです。

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